Πώς να στείλεις έγγραφα με απόλυτη ασφάλεια μέσω email
Πώς να στείλεις έγγραφα με απόλυτη ασφάλεια μέσω email – Ο αναλυτικός οδηγός
Η αποστολή εγγράφων μέσω email είναι μια καθημερινή διαδικασία για επαγγελματίες, εταιρείες αλλά και απλούς χρήστες. Ωστόσο, ελάχιστοι γνωρίζουν ότι η απλή αποστολή αρχείων μέσω email μπορεί να εκθέσει ευαίσθητες πληροφορίες σε κίνδυνο — είτε από παραβιάσεις, είτε από λάθος παραλήπτες.
Σε αυτόν τον οδηγό θα μάθεις πώς να στέλνεις έγγραφα με απόλυτη ασφάλεια, χρησιμοποιώντας τις σωστές πρακτικές, εργαλεία κρυπτογράφησης και υπηρεσίες που προστατεύουν τα δεδομένα σου.
- Γιατί χρειάζεται ασφάλεια στην αποστολή εγγράφων
Τα emails είναι από τη φύση τους μη πλήρως ασφαλή, αφού διακινούνται μέσα από διάφορους διακομιστές στο διαδίκτυο.
Ένα αρχείο που περιέχει προσωπικά δεδομένα, οικονομικά στοιχεία ή συμβόλαια μπορεί να υποκλαπεί, να διαβαστεί ή να σταλεί σε λάθος παραλήπτη.
Η ασφάλεια είναι απαραίτητη για:
- Επιχειρήσεις και νομικά γραφεία που στέλνουν εμπιστευτικά έγγραφα.
- Ελεύθερους επαγγελματίες που διαχειρίζονται δεδομένα πελατών.
- Ιδιώτες που μοιράζονται προσωπικά έγγραφα (π.χ. ταυτότητες, πιστοποιητικά, λογαριασμούς).
- Χρησιμοποίησε κρυπτογράφηση email
Η πιο ασφαλής λύση για να στείλεις ένα έγγραφο είναι η κρυπτογράφηση, ώστε μόνο ο παραλήπτης να μπορεί να το διαβάσει.
Τι είναι η κρυπτογράφηση email;
Η κρυπτογράφηση μετατρέπει το περιεχόμενο του email και των συνημμένων αρχείων σε κώδικα. Μόνο όποιος έχει το κατάλληλο κλειδί αποκρυπτογράφησης μπορεί να το διαβάσει.
Πώς το κάνεις:
- Gmail:
Αν έχεις εταιρικό λογαριασμό μέσω Google Workspace, μπορείς να ενεργοποιήσεις το Confidential Mode.
➤ Επιλέγεις το λουκετάκι με το ρολόι, ορίζεις ημερομηνία λήξης και κωδικό πρόσβασης που αποστέλλεται με SMS. - Outlook:
Υποστηρίζει ενσωματωμένη λειτουργία Encrypt Message.
➤ Πριν στείλεις το email, επίλεξε Options → Encrypt → Encrypt-Only ή Do Not Forward.
📌 Συμβουλή: Αν στέλνεις πολύ ευαίσθητα έγγραφα (όπως νομικά ή ιατρικά), προτίμησε την πλήρη κρυπτογράφηση TLS μέσω εταιρικής υπηρεσίας email.
- Χρησιμοποίησε προστατευμένα αρχεία PDF ή ZIP με κωδικό
Αν δε διαθέτεις εταιρικό email με ενσωματωμένη ασφάλεια, μπορείς να προστατεύσεις τα αρχεία σου με κωδικό πριν τα στείλεις.
Πώς γίνεται:
- PDF αρχεία:
Χρησιμοποίησε προγράμματα όπως το Adobe Acrobat ή το SmallPDF και επίλεξε “Encrypt with password”.
➤ Έπειτα στείλε τον κωδικό πρόσβασης στον παραλήπτη μέσω διαφορετικού καναλιού (π.χ. SMS ή τηλεφωνικά). - ZIP αρχεία:
Δημιούργησε ένα συμπιεσμένο φάκελο (.zip) και επίλεξε “Προσθήκη κωδικού”.
➤ Με αυτόν τον τρόπο, ακόμα κι αν κάποιος αποκτήσει πρόσβαση στο email, δεν μπορεί να ανοίξει το αρχείο χωρίς τον κωδικό.
📌 Προσοχή: Μην στέλνεις τον κωδικό μαζί με το αρχείο στο ίδιο email.
- Ασφαλείς πλατφόρμες αποστολής αρχείων
Αν τα αρχεία είναι μεγάλα ή ιδιαίτερα ευαίσθητα, προτίμησε ειδικές υπηρεσίες ασφαλούς διαμοιρασμού αρχείων αντί να τα στείλεις απευθείας μέσω email.
Καλύτερες επιλογές:
- WeTransfer Pro: Προσφέρει προστασία με password και λήξη συνδέσμου (link expiry).
- Dropbox Transfer: Κρυπτογράφηση AES-256 και δυνατότητα ελέγχου ποιος έκανε λήψη.
- Google Drive: Μπορείς να ορίσεις δικαιώματα πρόσβασης (μόνο προβολή / επεξεργασία).
- Proton Drive: Ελβετική υπηρεσία με end-to-end encryption για μέγιστη ασφάλεια.
Με αυτές τις υπηρεσίες, δεν αποστέλλεις το ίδιο το αρχείο, αλλά έναν ασφαλή σύνδεσμο που μπορεί να λήγει μετά από συγκεκριμένες ημέρες.
- Έλεγχος παραλήπτη και αποστολέα
Πριν πατήσεις “Αποστολή”:
- Επιβεβαίωσε ότι το email του παραλήπτη είναι σωστό.
- Αν το στέλνεις σε πολλούς, απόφυγε το “Απάντηση σε όλους” (Reply All) σε ευαίσθητα θέματα.
- Μην χρησιμοποιείς δημόσια Wi-Fi δίκτυα χωρίς VPN, γιατί είναι ευάλωτα σε υποκλοπές.
📌 Επαγγελματική πρακτική: Αν στέλνεις συχνά εμπιστευτικά έγγραφα, χρησιμοποίησε υπογεγραμμένα email (Digital Signatures / S/MIME) για πιστοποίηση ταυτότητας.
- Προστασία μετά την αποστολή
Η ασφάλεια δεν σταματά όταν στείλεις το email. Βεβαιώσου ότι:
- Ο παραλήπτης έχει λάβει και ανοίξει το έγγραφο με επιτυχία.
- Αν χρησιμοποιείς cloud link, διαγράφεις το αρχείο μετά τη λήξη του χρονικού ορίου πρόσβασης.
- Αν πρόκειται για εταιρικό έγγραφο, διατήρησε αντίγραφο στον ασφαλή server της επιχείρησής σου.
- Πώς να αναγνωρίσεις επικίνδυνα email
Για να προστατευτείς από phishing ή ψεύτικες διευθύνσεις:
- Μην ανοίγεις email από άγνωστους αποστολείς.
- Έλεγξε αν η διεύθυνση email είναι επίσημη (π.χ. info@company.com και όχι info@company-verify.net).
- Μην πατάς σε ύποπτους συνδέσμους ή λήψεις αρχείων που ζητούν “άνοιγμα με κωδικό”.
Πρακτικό Παράδειγμα
Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να στείλεις ένα συμβόλαιο συνεργασίας σε πελάτη:
- Δημιούργησε το PDF και κλείδωσέ το με κωδικό.
- Ανέβασε το αρχείο στο Dropbox Transfer με λήξη σε 3 ημέρες.
- Στείλε το email με τον σύνδεσμο (όχι το αρχείο).
- Δώσε τον κωδικό τηλεφωνικά ή με SMS.
- Μετά τη λήξη, διαγράψτε και οι δύο το αρχείο.
Με αυτά τα βήματα, εξασφαλίζεις πλήρη προστασία.
Συχνές Ερωτήσεις (FAQ)
- Είναι ασφαλές να στέλνω έγγραφα ως απλά συνημμένα στο Gmail;
Όχι απόλυτα. Παρότι το Gmail χρησιμοποιεί βασική κρυπτογράφηση (TLS), δεν προστατεύει πλήρως τα αρχεία. Προτίμησε Confidential Mode ή προστασία με κωδικό. - Πώς μπορώ να στείλω μεγάλα αρχεία με ασφάλεια;
Χρησιμοποίησε υπηρεσίες όπως WeTransfer Pro ή Google Drive με ρυθμίσεις ιδιωτικότητας και περιορισμό λήψεων. - Μπορώ να στείλω έγγραφα μέσω WhatsApp ή Viber;
Όχι για ευαίσθητα δεδομένα. Αν και τα apps έχουν end-to-end κρυπτογράφηση, δεν θεωρούνται επαγγελματικά ασφαλή κανάλια. - Τι κάνω αν στείλω λάθος έγγραφο;
Αν το έστειλες μέσω Gmail, μπορείς να “ανακαλέσεις” το email μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα (Undo Send). Διαφορετικά, επικοινώνησε αμέσως με τον παραλήπτη. - Είναι ασφαλές το iCloud Drive ή OneDrive;
Ναι, εφόσον ενεργοποιήσεις διπλό έλεγχο ταυτότητας (2FA) και ορίσεις σωστά τα δικαιώματα κοινής χρήσης.
Η αποστολή εγγράφων μέσω email δεν χρειάζεται να είναι επικίνδυνη — αρκεί να τηρείς μερικούς βασικούς κανόνες ασφάλειας.
Με κρυπτογράφηση, κωδικούς, ασφαλείς συνδέσμους και προσεκτική επιλογή παραληπτών, μπορείς να στέλνεις τα αρχεία σου με σιγουριά και επαγγελματισμό, προστατεύοντας τα προσωπικά και επαγγελματικά σου δεδομένα από κάθε πιθανή απειλή.
